Hồ sơ cần chuẩn bị kiểm kê khí nhà kính cấp cơ sở mới nhất

Để thực hiện kiểm kê khí nhà kính cấp cơ sở, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ cốt lõi bao gồm: hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, số liệu hoạt động tiêu thụ năng lượng (Scope 2), số liệu hoạt động phát thải trực tiếp (Scope 1), số liệu hoạt động sản xuất – vận hành, cùng các tài liệu chứng minh hệ số phát thải đặc thù và quy trình kiểm soát dữ liệu nội bộ. Việc chủ động phân loại và tập hợp đầy đủ các nhóm tài liệu này không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ làm việc với đơn vị tư vấn mà còn đảm bảo tính chính xác, nhất quán khi thực hiện thẩm định báo cáo kiểm kê khí nhà kính trước các cơ quan quản lý nhà nước.

Hồ sơ cần chuẩn bị kiểm kê khí nhà kính gồm những gì? (Checklist nhanh)

Trước khi đi vào chi tiết, doanh nghiệp có thể sử dụng bảng checklist nhanh dưới đây để rà soát sơ bộ các tài liệu kiểm kê khí nhà kính cần thiết tại cơ sở của mình:

Checklist nhanh hồ sơ cần chuẩn bị kiểm kê khí nhà kính

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cụ thể cần thu thập	Mục đích sử dụng
Hồ sơ pháp lý	Giấy phép kinh doanh, Giấy phép môi trường hoặc ĐTM, sơ đồ mặt bằng, sơ đồ công nghệ.	Xác định ranh giới kiểm kê và các nguồn phát thải danh nghĩa tại cơ sở.
Phát thải trực tiếp (Scope 1)	Hóa đơn mua xăng, dầu diesel, gas (LPG), than đá, sinh khối; số liệu tiêu thụ nhiên liệu cho lò hơi, máy phát điện, xe tự vận hành.	Tính toán lượng phát thải khí nhà kính trực tiếp từ hoạt động đốt nhiên liệu cố định và di động.
Phát thải gián tiếp (Scope 2)	Hóa đơn tiền điện hàng tháng, chỉ số công tơ điện, hợp đồng mua bán điện.	Tính toán lượng phát thải gián tiếp từ năng lượng điện nhập khẩu từ lưới điện quốc gia.
Số liệu vận hành & Chất thải	Sản lượng sản phẩm đầu ra, lượng nguyên liệu đầu vào, khối lượng chất thải phát sinh và phương thức xử lý.	Tính toán phát thải từ các quá trình công nghiệp và hoạt động quản lý chất thải tại chỗ.
Hồ sơ kiểm soát nội bộ	Quy trình ghi nhận số liệu, tài liệu hiệu chuẩn thiết bị đo (nếu có), hệ số phát thải đặc thù của nhà cung cấp.	Chứng minh tính minh bạch và độ tin cậy của số liệu hoạt động phục vụ thẩm định.

Tại sao doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ tài liệu kiểm kê khí nhà kính?

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ kiểm kê khí nhà kính là bước đi tiên quyết quyết định sự thành bại của toàn bộ quy trình kiểm kê khí nhà kính. Khi các số liệu đầu vào được minh chứng bằng chứng từ rõ ràng, doanh nghiệp sẽ gặt hái được nhiều lợi ích thiết thực:

• Tuân thủ nghiêm ngặt hành lang pháp lý: Theo quy định mới nhất tại Nghị định 119/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 06/2022/NĐ-CP), các cơ sở thuộc danh mục bắt buộc phải thực hiện kiểm kê và nộp báo cáo định kỳ. Việc thiếu hụt chứng từ chứng minh số liệu hoạt động có thể dẫn đến việc báo cáo không được phê duyệt hoặc bị yêu cầu giải trình phức tạp.
• Tối ưu hóa thời gian và chi phí thẩm định: Đơn vị thẩm định độc lập hoặc cơ quan quản lý như Bộ Tài nguyên và Môi trường sẽ đối chiếu trực tiếp báo cáo kiểm kê khí nhà kính với hồ sơ gốc. Tài liệu rõ ràng giúp rút ngắn thời gian thẩm định thực địa.
• Xây dựng lộ trình giảm nhẹ phát thải khả thi: Chỉ khi có số liệu hoạt động chính xác, doanh nghiệp mới xác định đúng nguồn phát thải lớn nhất (hotspots), từ đó đưa ra các giải pháp chuyển đổi năng lượng hoặc tối ưu vận hành hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO 14064-1 hoặc GHG Protocol.

Chi tiết các nhóm hồ sơ, tài liệu kiểm kê khí nhà kính cấp cơ sở

Để quá trình thu thập thông tin diễn ra mạch lạc, doanh nghiệp nên phân công các phòng ban liên quan (như phòng Môi trường, phòng Kỹ thuật – Cơ điện, phòng Kế toán) tập hợp tài liệu theo 4 nhóm chuyên biệt sau:

1. Nhóm hồ sơ pháp lý và thông tin chung của cơ sở

Nhóm tài liệu này giúp đơn vị tư vấn xác định chính xác ranh giới kiểm kê (ranh giới tổ chức và ranh giới vận hành), tránh trùng lặp hoặc bỏ sót nguồn phát thải:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập cơ sở.
• Giấy phép môi trường hoặc Báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐTM) đã được phê duyệt.
• Sơ đồ mặt bằng tổng thể của nhà máy, văn phòng hoặc ranh giới đất đai thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp.
• Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất chi tiết, thể hiện rõ các công đoạn có tiêu thụ năng lượng hoặc phát sinh phát thải trực tiếp.

2. Nhóm số liệu hoạt động phục vụ tính toán phát thải trực tiếp (Scope 1)

Phát thải Scope 1 phát sinh từ các nguồn phát thải thuộc sở hữu hoặc kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp. Tài liệu cần chuẩn bị bao gồm:

• Nhiên liệu cho nguồn đốt cố định: Hóa đơn mua hàng, phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao các loại nhiên liệu như than đá, dầu FO, dầu DO, gas (LPG), khí tự nhiên (CNG/LNG), hoặc các loại sinh khối (củi, trấu) phục vụ cho lò hơi, lò nung, máy phát điện dự phòng.
• Nhiên liệu cho nguồn đốt di động: Nhật trình xe, hóa đơn mua xăng, dầu diesel cho đội xe vận chuyển nội bộ, xe nâng, xe xúc hoặc xe đưa đón nhân viên thuộc quyền sở hữu của cơ sở.
• Phát thải rò rỉ môi chất lạnh: Nhật ký bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống điều hòa không khí, máy lạnh công nghiệp, kho cấp đông; hóa đơn mua bổ sung các loại gas lạnh (R22, R134a, R410a…) để xác định lượng gas rò rỉ.

3. Nhóm số liệu hoạt động phục vụ tính toán phát thải gián tiếp (Scope 2)

Scope 2 tập trung vào lượng phát thải gián tiếp từ việc tiêu thụ năng lượng được mua từ bên ngoài. Đây thường là nguồn phát thải chiếm tỷ trọng lớn tại các doanh nghiệp sản xuất:

• Hóa đơn tiền điện hàng tháng từ Công ty Điện lực (EVN) cung cấp cho cơ sở trong suốt năm giám sát.
• Bảng tổng hợp chỉ số công tơ điện tiêu thụ nội bộ (nếu doanh nghiệp có nhiều phân xưởng sử dụng chung một trạm biến áp).
• Hợp đồng mua bán điện và các chứng từ liên quan đến việc sử dụng năng lượng tái tạo tại chỗ (như điện mặt trời mái nhà) hoặc các chứng chỉ năng lượng tái tạo (I-REC) nếu có.
• Hóa đơn, chứng từ mua năng lượng gián tiếp khác như hơi nước, nhiệt hoặc khí nén từ các nhà cung cấp bên ngoài ranh giới cơ sở.

4. Nhóm số liệu hoạt động sản xuất và quản lý chất thải

Để hoàn thiện báo cáo kiểm kê khí nhà kính, doanh nghiệp cần cung cấp thêm các số liệu liên quan đến đầu vào – đầu ra của quá trình vận hành:

• Báo cáo sản xuất năm thể hiện tổng sản lượng của từng loại sản phẩm đầu ra (tính bằng tấn, chiếc, m3…).
• Khối lượng nguyên liệu đầu vào có tính chất phát thải trong quá trình công nghiệp (ví dụ: đá vôi, các hợp chất chứa cacbon sử dụng trong luyện kim, hóa chất…).
• Báo cáo quản lý chất thải nguy hại và chất thải sinh hoạt: Khối lượng rác thải phát sinh, phương thức xử lý (chôn lấp, thiêu đốt, tái chế) và hợp đồng với đơn vị thu gom xử lý chất thải bên ngoài.

Quy trình thu thập và quản lý số liệu hoạt động phát thải tại doanh nghiệp

Để đảm bảo tính nhất quán của số liệu hoạt động qua các năm, doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình kiểm kê khí nhà kính nội bộ rõ ràng theo các bước sau:

Bước 1: Thành lập ban kiểm kê khí nhà kính nội bộ: Phân công trách nhiệm cụ thể cho đại diện các bộ phận Kế toán (giữ hóa đơn), Cơ điện (theo dõi chỉ số điện, vận hành lò hơi), và Môi trường (tổng hợp báo cáo).

Bước 2: Xác định ranh giới và nguồn phát thải: Dựa trên danh mục cơ sở phải thực hiện kiểm kê theo Quyết định 13/2024/QĐ-TTg để khoanh vùng các nguồn phát thải cần đo lường tại nhà máy.

Bước 3: Thu thập chứng từ và số liệu gốc: Tiến hành thu thập hóa đơn, chứng từ, biên bản bàn giao theo đúng checklist đã lập. Số liệu phải được quy đổi về cùng một đơn vị đo lường chuẩn trước khi tính toán.

Bước 4: Kiểm soát chất lượng dữ liệu (QA/QC): Đối chiếu chéo giữa số liệu trên hóa đơn tài chính với số liệu ghi nhận thực tế tại các đồng hồ đo hoặc nhật ký vận hành để phát hiện các sai lệch bất thường.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ khoa học: Toàn bộ hồ sơ minh chứng phải được lưu trữ hệ thống (bằng cả file cứng và file mềm) trong thời gian tối thiểu theo quy định để phục vụ công tác thẩm định sau này.

Các lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ kiểm kê khí nhà kính và cách khắc phục

Trong quá trình hỗ trợ các doanh nghiệp, Envi Solutions nhận thấy một số sai sót phổ biến mà cơ sở thường gặp phải khi chuẩn bị tài liệu kiểm kê khí nhà kính:

• Thiếu hóa đơn chứng từ gốc: Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu trữ bảng tổng hợp số liệu Excel mà không giữ lại hóa đơn mua nhiên liệu hoặc hóa đơn tiền điện gốc. Cách khắc phục: Yêu cầu bộ phận kế toán xuất trích lục hóa đơn điện tử từ hệ thống thuế hoặc liên hệ nhà cung cấp để xin cấp lại bản sao hợp lệ.
• Không thống nhất về đơn vị đo lường: Số liệu dầu DO lúc tính bằng lít, lúc tính bằng kg hoặc tấn dẫn đến sai lệch lớn khi áp dụng hệ số phát thải. Cách khắc phục: Sử dụng các bảng quy đổi đơn vị chuẩn hóa theo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường hoặc GHG Protocol.
• Bỏ sót nguồn phát thải nhỏ nhưng liên tục: Điển hình là lượng gas lạnh nạp bổ sung cho hệ thống điều hòa văn phòng hoặc nhiên liệu cho máy phát điện dự phòng chạy thử định kỳ. Cách khắc phục: Rà soát kỹ nhật ký bảo trì thiết bị của phòng cơ điện để không bỏ sót bất kỳ nguồn phát thải trực tiếp nào.

Dịch vụ tư vấn kiểm kê khí nhà kính chuyên nghiệp tại Envi Solutions

Việc tự xây dựng và chuẩn bị hồ sơ cần chuẩn bị kiểm kê khí nhà kính đôi khi gây ra nhiều lúng túng cho doanh nghiệp do tính phức tạp của các quy định pháp lý và phương pháp tính toán chuyên ngành. Thấu hiểu khó khăn đó, Envi Solutions cung cấp dịch vụ kiểm kê khí nhà kính trọn gói, chuyên nghiệp và tối ưu chi phí.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực môi trường và biến đổi khí hậu, Envi Solutions sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp:

• Khảo sát thực địa, xác định chính xác ranh giới phát thải và lập checklist tài liệu chi tiết riêng biệt cho từng cơ sở.
• Hỗ trợ thu thập, chuẩn hóa và kiểm tra tính hợp lệ của toàn bộ số liệu hoạt động đầu vào.
• Tính toán phát thải khí nhà kính (CO2 tương đương) theo đúng các thông tư hướng dẫn của Bộ quản lý ngành và tiêu chuẩn ISO 14064-1.
• Xây dựng báo cáo kiểm kê khí nhà kính hoàn chỉnh, hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình thẩm định độc lập và nộp báo cáo lên cơ quan chức năng.

Để nhận được sự tư vấn chuyên sâu và giải đáp chi tiết về hồ sơ kiểm kê cho doanh nghiệp của bạn, vui lòng liên hệ với Envi Solutions qua thông tin sau:

• Văn phòng đại diện: 116 Nguyễn Văn Thủ, Phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh
• Miền Nam: 232 Ung Văn Khiêm, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh
• Miền Bắc: Tầng 6, Tòa nhà San Nam, số 78 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội
• Hotline: 0986 301 755
• Email: info@envi-solutions.com
• Website: www.envi-solutions.com

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về hồ sơ kiểm kê khí nhà kính

Doanh nghiệp có cần chuẩn bị hồ sơ kiểm kê cho cả nhà thầu phụ hoạt động trong khuôn viên nhà máy không?

Điều này phụ thuộc vào ranh giới kiểm kê mà doanh nghiệp lựa chọn (ranh giới kiểm soát tài chính hoặc ranh giới kiểm soát vận hành). Nếu doanh nghiệp chọn ranh giới kiểm soát vận hành và có quyền quyết định trực tiếp đối với hoạt động của nhà thầu phụ trong khuôn viên của mình, số liệu hoạt động của nhà thầu phụ đó cần phải được thu thập và tính toán vào báo cáo của cơ sở.

Nếu doanh nghiệp sử dụng điện mặt trời áp mái tự sản tự tiêu thì cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Đối với hệ thống điện mặt trời áp mái, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thiết kế kỹ thuật của hệ thống, chỉ số sản lượng điện phát ra hàng tháng từ công tơ đo đếm của hệ thống điện mặt trời, và các chứng từ chứng minh quyền sở hữu hoặc hợp đồng hợp tác đầu tư (nếu thuê bên thứ ba lắp đặt) để làm cơ sở tính giảm nhẹ phát thải hoặc áp dụng hệ số phát thải bằng 0 cho lượng điện năng này.

Hóa đơn mua nhiên liệu bằng giấy có được chấp nhận trong hồ sơ thẩm định không?

Các hóa đơn mua nhiên liệu bằng giấy hợp pháp, có đầy đủ con dấu và chữ ký của bên bán vẫn được chấp nhận trong hồ sơ thẩm định. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc lưu trữ và đối chiếu trực tiếp, doanh nghiệp nên ưu tiên quét (scan) lưu trữ dưới dạng file PDF và đính kèm cùng file tính toán số liệu hoạt động.

Tần suất doanh nghiệp cần cập nhật và thu thập các hồ sơ kiểm kê này là bao lâu?

Theo quy định hiện hành, việc kiểm kê khí nhà kính cấp cơ sở được thực hiện định kỳ 2 năm một lần. Tuy nhiên, để tránh dồn ứ công việc và thất lạc chứng từ, doanh nghiệp được khuyến nghị nên thực hiện thu thập, cập nhật số liệu hoạt động theo tần suất hàng tháng hoặc hàng quý vào hệ thống quản lý dữ liệu nội bộ.